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Pour une parfaite sécurité lors de l'envoi de documents sensibles, il est nécessaire d'utiliser le courrier recommandé. Car c'est à la fois une preuve juridique en cas de litige et un envoi sécurisé grâce à son numéro de traçabilité. Alors, comment envoyer une lettre recommandée ?
Obtenir des lettres recommandées manuelles
Pour commencer, il faut se munir d'un bordereau manuel de lettres recommandées disponible dans les bureaux de poste ou en ligne. Il a été publié ici qu'il existe deux types de lettres recommandées manuelles telles que la lettre recommandée avec accusé de réception et la lettre recommandée sans accusé de réception. En effet, la lettre recommandée avec accusé de réception est généralement de couleur jaune et le destinataire la signe avant qu'elle ne soit renvoyée à l'expéditeur. Ce coupon d'accusé de réception est renvoyé par la poste et prouve que le courrier a bien été reçu par le destinataire. Par ailleurs, le courrier recommandé sans accusé de réception est généralement de couleur bleue et porte le même message que le courrier recommandé avec accusé de réception. Il existe toutefois une différence : l'expéditeur ne reçoit pas d'ARC en retour, mais le courrier est distribué contre signature. Cette signature du destinataire représente une preuve de distribution qui sera conservée par le bureau de poste pendant un an.
Remplir le courrier recommandé
Pour remplir les différents champs du bordereau de recommandé, vous devez utiliser un stylo à bille. Il faut ensuite remplir les champs destinataire, expéditeur et niveau de garantie pour que l'adresse postale soit validée par la Poste. Car sans le remplissage de ces champs, l'adresse postale ne sera pas valide.
Coller le courrier recommandé sur une enveloppe
Pour coller le recommandé sur une enveloppe, il faut décoller la bande de protection située au verso du recommandé. Vous devez ensuite coller la partie adhésive de la lettre recommandée au dos de l'enveloppe pour obtenir une vignette. Cet autocollant contenant le code sera collé au recto de l'enveloppe d'où l'enveloppe est prête à être déposée.
Déposer l'enveloppe au bureau de poste
Pour déposer l'enveloppe, il faut se rendre au guichet de la poste et remettre l'enveloppe en tant que lettre recommandée. Si l'enveloppe n'a pas été affranchie, un agent de la poste pèse l'enveloppe et vous payez le prix du timbre. Mais si l'enveloppe est déjà affranchie, vous ne payez rien de plus. Toutefois, si vous cochez un niveau de garantie R2 ou R3, vous devez payer un supplément. Ensuite, l'agent postal retire la feuille de preuve de dépôt et y appose le cachet de la poste. Enfin, l'agent vous remet le bordereau qui constitue la preuve du dépôt de votre courrier au bureau de poste. Ce bordereau contient le numéro de suivi qui vous permettra de suivre votre courrier sur internet. Il peut encore être nécessaire en cas de réclamation.
Suivre la lettre recommandée sur internet et recevoir l'accusé de réception
En effet, les lettres recommandées manuelles ont un numéro unique qui permet de suivre facilement l'acheminement postal de sa lettre sur un site. Une fois sur le site, il faut saisir le numéro de suivi de la lettre visible sur le bordereau de dépôt. Ainsi, si l'envoi est AR, vous recevrez un retour mais s'il n'est pas AR, il n'y aura pas de retour pour l'expéditeur. Le recommandé est une forme spécifique d'envoi postal avec des services supplémentaires, dont un récépissé qui sert de témoin. Il diffère de l'accusé de réception.
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